Сотрудники регулярно обращаются в бухгалтерию и HR за справками, расчетными листками, отпусками, изменением реквизитов и кадровыми документами. Если такие запросы приходят по почте, в мессенджерах и устно, а затем нигде централизованно не фиксируются, специалистам приходится вручную контролировать сроки, переносить данные и отвечать на повторные вопросы.
Упростить процесс помогает кабинет сотрудника 1С. Через него персонал может направлять обращения, получать документы и отслеживать результат, а бухгалтерия и кадровая служба работают с данными в связанном контуре 1С. Автоматизация здесь нужна прежде всего для того, чтобы убрать повторный ввод и сделать маршрут каждого обращения понятным.
Какие обращения стоит автоматизировать в первую очередь
Начинать лучше с массовых операций, которые имеют стандартный сценарий. Не нужно сразу автоматизировать весь бухгалтерский и кадровый контур.
На первом этапе обычно выбирают:
- заявления на отпуск и другие типовые отсутствия;
- запросы справок и копий документов;
- выдачу расчетных листков;
- изменение персональных и банковских данных;
- ознакомление с кадровыми документами;
- обращения, требующие согласования руководителя.
Такие процессы легко формализовать: известно, какие данные нужны, кто их проверяет и какой результат должен получить работник.
Как должен работать единый процесс
Главная задача – не просто перевести заявление в электронную форму, а связать все этапы между собой. Сотрудник выбирает нужное действие, система регистрирует обращение и направляет его ответственному специалисту.
Например, заявление на отпуск может проходить так: работник указывает даты, руководитель согласовывает их, кадровик проверяет сведения и оформляет операцию в 1С, после чего бухгалтерия использует эти данные при расчете отпускных.
Такой процесс уменьшает количество промежуточных файлов и ручной переписки.
Как автоматизировать бухгалтерию в работе с персоналом
Вопрос как автоматизировать бухгалтерию обычно связывают с банком, первичными документами и отчетностью. Но заметную нагрузку создают и обращения работников.
Бухгалтерия регулярно готовит расчетные листки, справки о доходах, отвечает на вопросы по выплатам и получает сведения об изменении реквизитов. Если эти операции обрабатываются вручную, специалист тратит время не только на расчет, но и на прием и регистрацию запросов.
При связи сервиса с 1С можно использовать данные, которые уже есть в программе. ФИО, должность, подразделение и часть расчетной информации не нужно каждый раз переносить из письма или заявления.
Как автоматизировать работу HR и кадровой службы
Для HR основной эффект дает автоматизация заявлений, согласований и кадровых документов. Работнику не нужно искать конкретного кадровика, а специалисту – вручную определять, кому передать обращение дальше.
Особенно удобно автоматизировать отпуск. После согласования руководителем сведения переходят в кадровый контур и используются для последующего оформления.
Похожая схема работает при изменении персональных данных. Сотрудник направляет информацию и подтверждающий документ, кадровая служба проверяет их и актуализирует сведения в системе.
Для удаленного персонала такой формат позволяет выполнять типовые кадровые действия без посещения офиса.
Как связать бухгалтерию, HR и 1С
Главный эффект автоматизации появляется, когда разные подразделения используют одни и те же актуальные данные. Если HR работает в одном сервисе, бухгалтерия – в другом, а сведения между ними переносятся вручную, риск расхождений остается.
Автоматизированный процесс должен передавать результат одного этапа следующему. Например, после оформления отпуска кадровая информация становится доступна для расчета выплат. После изменения банковских реквизитов новые сведения поступают ответственному специалисту без отдельного письма.
Так можно наладить взаимодействия сотрудников в бухгалтерии и кадровой службе без постоянной пересылки одинаковых данных.
Как автоматизировать выдачу расчетных листков и справок
Расчетные листки относятся к регулярным операциям. По статье 136 ТК РФ работодатель обязан информировать работников о составных частях заработной платы, удержаниях и сумме к выплате. Форма расчетного листка утверждается работодателем.
При использовании личного сервиса бухгалтерия может публиковать расчетные листки за выбранный период, а сотрудник самостоятельно получает доступ к своему документу. Это избавляет специалиста от ручной рассылки.
Похожим образом можно автоматизировать запрос справок. Работник выбирает нужный вид документа, система фиксирует дату обращения и назначает исполнителя.
Для документов, связанных с работой и подпадающих под статью 62 ТК РФ, работодатель должен предоставить их не позднее трех рабочих дней после заявления, если специальной нормой не установлен другой срок. Электронная регистрация помогает контролировать этот период.
Как организовать КЭДО с сотрудниками
Не каждое электронное обращение является кадровым электронным документооборотом. Если компания хочет оформлять юридически значимые кадровые документы без бумажного дублирования, необходимо соблюдать статьи 22.1–22.3 ТК РФ.
Работодатель утверждает локальный нормативный акт и определяет используемую систему, перечень электронных документов, категории работников и порядок взаимодействия.
Для разных документов предусмотрены разные требования к электронной подписи. Поэтому сначала нужно определить, какие документы компания переводит в КЭДО, и только после этого настраивать способ подписания.
Для части действующих работников переход на КЭДО требует письменного согласия. Исключение предусмотрено для работников, принятых после 31 декабря 2021 года и не имевших трудового стажа на эту дату.
Как контролировать обращения и сроки
У каждого запроса должен быть статус и ответственный исполнитель. Тогда работник видит, что обращение принято, а руководитель может определить, где возникает задержка.
Использование нескольких каналов само по себе не является проблемой. Проблема появляется, если обращения из них не попадают в единый учет. Например, заявление осталось в личной переписке с кадровиком и никак не отражено в рабочей системе.
Автоматизированный сервис позволяет фиксировать дату создания, исполнителя и состояние запроса. Это снижает риск пропуска сроков и количество повторных сообщений.
Какие ошибки мешают автоматизации
Первая ошибка – переносить в программу неэффективный процесс без изменений. Если заявление раньше проходило через пять лишних согласований, электронный маршрут сам по себе не сделает его быстрее.
Вторая – сохранять ручной ввод там, где данные уже существуют в 1С. Если электронное заявление скачивают и затем перепечатывают, автоматизация дает минимальный эффект.
Третья – запускать слишком много процессов одновременно. Лучше начать с нескольких массовых операций, проверить их на практике и затем расширять функциональность.
Еще одна проблема – отсутствие единых правил. Сотрудники должны понимать, какие обращения направляются через сервис, а специалисты – кто отвечает за каждый тип запроса.
Как внедрять автоматизацию поэтапно
Начать можно с трех процессов: расчетных листков, отпусков и запросов справок. Они регулярно повторяются и позволяют быстро оценить пользу автоматизации.
После запуска стоит сравнить количество ручных обращений, среднее время обработки и число запросов, которые приходится возвращать на исправление. Если сотрудники продолжают использовать старые способы, нужно определить причину: не хватает нужной функции, непонятна инструкция или неудобно устроен маршрут.
После этого можно автоматизировать изменение персональных данных, электронное ознакомление и другие кадровые операции.
Как понять, что автоматизация работает
Эффективность лучше оценивать не количеством электронных документов, а изменением нагрузки на отделы.
Хороший результат – когда бухгалтерия получает меньше однотипных вопросов, HR не ведет дополнительные таблицы для контроля, данные не вводятся повторно, а работники видят статус обращения самостоятельно.
Еще один показатель – уменьшение числа ошибок при передаче информации между кадровым и расчетным контурами.
Если сотрудники, HR и бухгалтерия используют один согласованный маршрут, автоматизация действительно упрощает работу, а не создает еще один сервис поверх старых процессов.
Когда кабинет сотрудника 1С особенно полезен
Сервис особенно полезен компаниям со средним и большим штатом, удаленными сотрудниками и несколькими подразделениями. Чем больше типовых обращений получает бухгалтерия и кадровая служба, тем заметнее эффект.
Он также подходит организациям, которые уже используют 1С для кадров и зарплаты. В этом случае можно автоматизировать взаимодействие с персоналом без создания отдельной изолированной системы и сократить количество ручных операций между сотрудником, HR и бухгалтерией.